Cum să reușești în externalizarea IT?
Sistemele informatice ale companiei, indiferent de activitatea sa, au devenit esențiale atât pentru existența, cât și pentru dezvoltarea sa. Cu toate acestea, cu cât devin mai complexe, cu atât devine mai dificil pentru companie să asigure managementul intern al sistemului și întreținerea IT, ca să nu mai vorbim de o transformare digitală aprofundată.
Acesta este motivul pentru care furnizorii de servicii specializați își oferă serviciile de externalizare IT. Ce este externalizarea IT? Pentru cine sunt serviciile de externalizare IT? Este o simplă întreținere IT? Cum alegeți în cele din urmă externalizarea IT care se potrivește cel mai bine afacerii dvs.? Iată câteva răspunsuri.
Ce este externalizarea IT?
- Echipamente companie și întreținere IT
- Înainte de a vorbi despre externalizarea IT, este esențial să se facă bilanțul locului IT în funcționarea unei companii. În primul rând, există mașinile, computerele fiecărei stații de lucru, dar și serverul pe care este instalat un sistem de operare, în general Windows sau Linux. Acesta din urmă gestionează nu numai software-ul companiei, partajat sau nu, ci și periferice, scanere și imprimante de exemplu, mesagerie, acces la web și site-ul companiei, acces la conexiune etc. Acest hardware și software-ul său trebuie, desigur, să fie sigure, iar întreținerea computerului trebuie să fie asigurată, astfel încât acest echipament să fie întotdeauna în stare bună. Și dincolo de întreținerea IT, este în joc și optimizarea funcționării companiei. Apoi se pune problema externalizării IT.
- Gestionați întreținerea IT: externalizați anumite sarcini cu externalizarea IT?
- Cu cât devin mai complexe sisteme IT, inclusiv pentru VSE și IMM-uri, cu atât mai multă întreținere IT devine crucială și specializată. Dacă companiile mari își pot permite să aibă un departament IT sau un departament IT care să internalizeze aceste competențe, cele mai mici se confruntă cu o reală dificultate: aceea de a alege să angajeze sau nu un specialist pentru întreținerea IT. Acestea fiind spuse, tranzacțiile devin tot mai specializate, iar un tehnician, specialist în depanarea IT, nu va avea neapărat abilitățile de a regândi infrastructura sistemului dvs. IT, de a gestiona creșterea fluxurilor site-ului dvs. web sau de a asigura securitatea bazelor de date.
Externalizarea IT apare aici ca o soluție perfect potrivită. Într-adevăr, externalizarea IT este un serviciu care oferă externalizarea totală sau parțială a sarcinilor IT de întreținere și administrare a sistemului. Apoi se stabilește un contract între cele două părți, compania pe de o parte și compania de externalizare IT pe de altă parte, descriind cu precizie sarcinile externalizate incluse în contractul de externalizare IT. - De ce să alegeți externalizarea IT?
- Primul argument puternic este că externalizarea IT poate reduce semnificativ costurile pentru afacere. Într-adevăr, prin externalizarea întreținerii IT, compania își limitează nevoile de personal. Nu mai este necesar să apelezi la o echipă dedicată. Mai puțini angajați, dar și mai puține spații pentru a le găzdui. În al doilea rând, evoluția hardware-ului și software-ului, a soluțiilor IT, dar și a mediului Internet, necesită monitorizare și actualizare periodică. Din nou, acest lucru necesită abilități și timp care costă afacerea. Furnizorul de servicii de externalizare IT, a cărui activitate principală este, va putea oferi întotdeauna cele mai inovatoare și eficiente soluții. Astfel, compania va putea câștiga în competitivitate și eficiență.
În cele din urmă, securitatea a devenit o problemă esențială a oricărui sistem informatic. Confidențialitatea datelor, rezistența la diverse atacuri, gestionarea accesului, aceste probleme sunt în continuă evoluție și necesită o atenție constantă, dincolo de simpla întreținere IT. Externalizarea IT poate scuti compania de aceste preocupări și se poate concentra pe dezvoltarea și know-how-ul acesteia. - Cum se organizează externalizarea IT?
- Furnizorii de externalizare IT sunt numeroși și devine dificil să alegeți dintre toate propunerile.
Ce include în general externalizarea IT?
Deși fiecare contract de externalizare IT poate conține clauze specifice și poate fi adaptat la dorințele ambelor părți, acesta include de obicei mai multe puncte:
- Întreținerea IT a tuturor computerelor companiei, precum și a serverului acesteia este primul și aproape esențialul unui contract de externalizare IT. Este atât reparația unui hard disk deteriorat, cât înlocuirea unei tastaturi, trecând prin reînnoirea generală a echipamentelor informatice pentru a garanta performanțele companiei și adaptarea echipamentelor sale la activitățile sale.
- Administrarea, securizarea și monitorizarea rețelelor și a serverului constituie al doilea punct al serviciului de externalizare IT. Adăugarea unui nou acces pentru angajatul care tocmai a fost angajat, gestionarea fluxului de acces la baze de date, eliminarea unui scaner din rețea, sunt câteva exemple de sarcini care pot fi efectuate în cadrul externalizării IT. Poate fi, de asemenea, despre proiectarea infrastructurii serverului dvs. pentru a o adapta cel mai bine la activitatea dvs., dar și la dezvoltarea acesteia (crearea unui nou departament, de exemplu).
- Asistența IT este adesea inclusă în contractul de externalizare IT. Redefinirea unei parole pierdute, gestionarea unei probleme de firewall, deblocarea unei stații de lucru „blocate”, fac parte din serviciul IT de externalizare.
Diferite forme de externalizare IT
Externalizarea IT poate lua diferite forme în funcție de nevoile și cerințele ambelor părți. Acestea fiind spuse, putem enumera mai multe tipuri majore de externalizare IT.
- De exemplu, compania poate apela la o companie pentru a furniza externalizarea IT doar pentru echipamentele sale IT. Prin urmare, furnizorul de servicii se ocupă de întreținerea și prevenirea defecțiunilor echipamentelor și rețelei. În funcție de furnizorii de externalizare IT, contractul poate prevedea intervenția imediată a unui tehnician la distanță sau la fața locului. În acest tip de externalizare IT, compania își păstrează autonomia deplină în administrarea serverului său, a sistemului IT și a software-ului său.
- Externalizarea IT poate fi, de asemenea, ceea ce se numește externalizarea IT a aplicațiilor. Furnizorul de servicii este responsabil de gestionarea software-ului și pachetelor software ale companiei. Compania rămâne proprietarul și, prin urmare, trebuie să gestioneze licențele și reînnoirile.
- În cazul în care compania nu dorește să gestioneze proprietatea software-ului, se poate abona la externalizarea IT pentru furnizarea de aplicații. În acest caz, furnizorul de servicii de externalizare IT este proprietarul diferitelor soluții IT. Astfel, scutește compania de acest cost financiar, dar și de diferitele proceduri inerente - studiu de piață, negociere, reînnoirea licențelor etc.
- În cele din urmă, vorbim despre externalizarea IT globală atunci când contractul de externalizare IT acoperă fiecare dintre aceste poziții. În tot mai multe cazuri, furnizorul de servicii de externalizare IT poate, de asemenea, să închirieze un server IT dedicat clienților săi în propriile sale sedii. Aceste soluții dedicate pentru server sau server partajat sunt populare în rândul companiilor, deoarece reduc constrângerile materiale - securizarea spațiilor, garantarea funcționării continue, gestionarea fluxurilor, de exemplu - și, prin urmare, reducerea costurilor pentru companie.
Cum să vă alegeți externalizarea IT?
Furnizorii de externalizare IT sunt numeroși și devine dificil să alegeți dintre toate propunerile.
Ce trebuie să știți înainte de a vă alege externalizarea IT
Externalizarea IT este planificată pe termen lung. Acesta face obiectul unui contract de externalizare IT stabilit pe bază forfetară și, în general, încheiat pe bază multianuală. Prin urmare, este necesar să se considere externalizarea IT ca un parteneriat în timp și nu ca un ajutor unic. Prin urmare, este esențial să reflectăm asupra termenilor săi în timp.
Există mai multe moduri de a privi externalizarea IT. Aceasta poate fi o modalitate simplă pentru companie de a reduce costurile prin externalizarea unei sarcini care necesită prea multe resurse umane interne. Cu toate acestea, odată cu digitalizarea tot mai marcată a activităților, externalizarea IT poate fi privită ca o soluție pentru integrarea transformărilor de afaceri prin adaptarea sarcinilor, optimizarea abilităților și proceselor.
Furnizorul de servicii de externalizare IT, mai mult decât un manager, devine un adevărat jucător în transformarea sistemelor companiei.
Alegeți furnizorul dvs. de externalizare IT
Pentru a găsi furnizorul de servicii de externalizare IT care vi se potrivește, trebuie mai întâi să vă definiți nevoile, inclusiv pe termen mediu. Dacă nevoile dvs. sunt limitate și nu intenționați să schimbați în mod fundamental structura și activitățile companiei dvs., poate fi potrivită o simplă externalizare a infrastructurii IT. Deoarece va asigura întreținerea computerului echipamentelor dvs., este mai bine să căutați un partener apropiat din punct de vedere geografic.
Costurile nu sunt singurul criteriu de luat în considerare și este esențial să vedeți în detaliu care sunt elementele luate în considerare în contractul dvs. de externalizare IT. De asemenea, poate fi combinat cu închirierea unui server dedicat sau găzduirea propriului server.
Stabilirea specificațiilor precise și detaliate cu furnizorul dvs. de externalizare IT este cel mai bun mod de a vă asigura satisfacția și de a putea compara obiectiv ofertele diferite de externalizare IT.
Furnizor simplu pentru întreținerea IT sau partener adevărat pentru transformarea digitală a afacerii dvs., externalizarea IT este o soluție inovatoare și scalabilă pentru a reduce costurile și a vă crește eficiența și competitivitatea. Descoperiți diferitele soluții de externalizare IT!